KOMMT IHNEN DAS BEKANNT VOR?
Sie wachsen.
Aber irgendwie wird alles komplizierter
Viele Unternehmen arbeiten mit Insellösungen, Papier, Excel - und verlieren dadurch jede Menge wertvolle Zeit.
Typische Probleme im Mittelstand:
01
Verwaltung wächst schneller als das Business. Für jede Bestellung kommen drei neue Handgriffe dazu.
02
Wissen steckt in Köpfen, nicht in Systemen. Wenn der langjährige Mitarbeiter krank ist, steht das halbe Büro still.
03
Fehler sind unsichtbar. 1–3 % aller Eingangsrechnungen sind rechnerisch falsch – kaum jemand merkt es.
04
Mitarbeiter erledigen, was Software in Sekunden schafft. Fachkräftemangel trifft auf ineffiziente Strukturen.
DER ALLTAG
Sie bezahlen Ihre Mitarbeiter
nicht dafür...
Und trotzdem passiert genau das. Jeden Tag.
Nicht weil Ihre Mitarbeiter schlecht arbeiten, sondern weil Ihr Unternehmen sie dazu zwingt.
WAS VIELE GLAUBEN
Ihre Branchenkollegen
dachten auch.
Bevor wir verstanden haben, was wirklich das Problem ist, haben wir nach den vermeintlich einfachen Lösungen gesucht.
Wir brauchen einfach ein neues ERP.
Dann sind endlich alle Informationen an einem Ort.
KI wird das schon lösen.
Automatisierung und KI werden uns so viel Arbeit abnehmen.
Wir müssen papierlos werden.
Wenn wir alles digitalisieren, sind wir doch automatisch effizienter.
Wir brauchen noch einen Mitarbeiter.
Wenn wir mehr Personal haben, schaffen wir das schon.
Klingt logisch. Ist es aber nicht.
Denn die wahren Probleme liegen tiefer – und die vermeintlichen Lösungen sind maximal ein kleiner Teil davon.
DAS EIGENTLICHE PROBLEM
Sie denken in einzelnen Tätigkeiten – nicht in gesamten Abläufen.
Niemand hat jemals den gesamten Weg einer Eingangsrechnung von Eingang bis Bezahlung aufgezeichnet. Wenn man es aufzeichnet, passiert das Unvermeidliche.
20–50 €
pro Eingangsrechnung heute
ca. 20 %
der Kosten mit DiFlow
1–3 %
Rechnungen rechnerisch falsch
DAS RISIKO
Irgendwann passiert etwas Gefährliches.
Dann führen Sie nicht mehr Ihr Unternehmen.
Ihr Unternehmen führt Sie.
Und genau das spüren viele Geschäftsführer lange bevor sie es in Worte fassen können.
Ihr Unternehmen funktioniert nur noch...
DIE LÖSUNG
Genau deshalb beginnen wir nie mit Software.
Wir kommen zu Ihnen und schauen uns einen einzigen Ablauf ganz genau an – zum Beispiel: Was passiert vom Eingang einer Rechnung bis zur Zahlung?
Die meisten Unternehmen können das nicht beantworten. Wir schon, nach einem Tag bei Ihnen. Dann bauen wir nicht die große Lösung mit 25 Funktionen, sondern die drei Schritte, die den Ablauf wirklich verändern – mit Werkzeugen, die im Mittelstand längst funktionieren: DocuWare, engomo, Sage 100.
Die neue Lösung läuft parallel zur alten, bis sie zuverlässig funktioniert. Erst dann wird umgeschaltet. So läuft das bei Ihnen konkret ab – Schritt für Schritt:
Wie DiFlow das Problem löst
Prozess vor Software.
Verstehen vor Verkaufen.
01
Das erste Gespräch.
Verstehen vor Verkaufen – kein Angebot ohne Zuhören.
02
Der Workshop.
Wir sind vor Ort in Besprechungsräumen, Büros, Lager und Produktionshallen, um Ihre Abläufe wirklich zu verstehen.
03
Individuell statt Standard.
3 Schritte statt 25 – wir bauen, was passt.
04
Drei Kerntechnologien.
Eine verwaltet Ihre Dokumente und Rechnungen. Eine übernimmt Ihre kaufmännischen Abläufe. Eine verbindet beides – auf dem Handy Ihrer Mitarbeiter. Alle drei sind auf Ihr Unternehmen abgestimmt und kommunizieren nahtlos miteinander.
05
Stufenweise Umsetzung.
Aktiv erst, wenn die neue Welt funktioniert.
06
Langfristige Begleitung.
Das erste Projekt öffnet die Augen. Ihre Mitarbeiter sehen, was möglich ist – und entwickeln eigene Ideen. Die setzen wir gemeinsam um. So wird Ihr Unternehmen von Projekt zu Projekt effizienter.
DAS ERGEBNIS
Was würde es für Ihren Betrieb bedeuten wenn...
Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten verbringen?
Informationen sofort zur Verfügung stehen?
Fehler seltener werden?
Entscheidungen Minuten statt Tage dauern?
Wachstum funktioniert, ohne ständig neue Mitarbeiter einzustellen?
Sie gewinnen die Kontrolle über Ihr Unternehmen zurück.
Seit über 30 Jahren
Ich habe Unternehmen gesehen, in denen Rechnungen ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend wieder per E-Mail verschickt wurden.
Nicht weil die Mitarbeiter etwas falsch gemacht haben. Sondern weil es nie einen besseren Weg gab.
Genau deshalb verkaufen wir keine Software. Wir schaffen Abläufe, die Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern und Ihnen als Geschäftsführer den Rücken freihalten.
0 Jahre
Persönliche Erfahrung
Vom ersten PC bis zur heutigen Low-Code-Welt – nicht theoretisch, sondern gelebt.
0+
Abgeschlossene Projekte
Im Schnitt 3 Projekte pro Kunde – langfristige Partnerschaft statt Einzelauftrag.
DER BEWEIS
Die Wirkung zeigt sich nicht in Versprechen – sondern in Zahlen.
Eingangsrechnung: von 80 € auf unter 20 € pro Beleg. Der Bearbeitungsaufwand sinkt auf ca. 20 % des ursprünglichen Wertes. Messbar, nicht theoretisch.
— Ergebnis aus einem DiFlow-Projekt
Sofortige Auskunft im Vertrieb. Vorher: „Ich kümmere mich", Rückruf nach 3 Stunden. Nachher: Auskunft im selben Gespräch.
— Ergebnis aus einem DiFlow-Projekt
Kein Außendienst mehr am Sonntag. Besuchsberichte direkt beim Kunden auf dem Tablet, statt Nacharbeit am Wochenende.
— Ergebnis aus einem DiFlow-Projekt
FALLSTUDIE
Ein Versandprozess,
der einfach funktioniert.
Wie die WasserGeräte GmbH den Versand elektronischer
Wasserzähler mit DiFlow automatisiert und jeden Monat
30-40 Stunden manueller Arbeit einspart.
30-40 h
weniger manueller Aufwand pro Monat
100 %
korrekte Zuordnung & lückenlose Rückverfolgbarkeit
Automatisiert
vom Scan bis zur Kundeninformation
DAS ERGEBNIS
Massive Entlastung. Mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
Durch die Automatisierung des gesamten Versandprozesses spart sich das Team jeden Monat wertvolle Zeit - und reduziert Fehlerquellen auf ein
Minimum.
300 ‒ 420
eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr
entspricht ca. 13.500 - 18.900 € jährliches Einsparpotenzial
Deutliche Zeitersparnis im Versandprozess
effizienter Kundensupport
DAS PROBLEM
Viele manuelle Schritte.
Hohe Fehleranfälligkeit.
Seriennummern, Schlüssel und Konfigurationsdaten mussten bisher manuell erfasst, zugeordnet und dokumentiert werden - ein zeitaufwändiger Prozess mit vielen Stolperfallen.
Seriennummern und Schlüssel manuell erfassen
Zuordnung zu Lieferschein und Kunde aufwendig
Dokumente in vielen Einzelschritten erstellen
Hoher manueller Aufwand und Fehleranfälligkeit
Keine klare Abgrenzung im Bestand
DIE LÖSUNG
Eine smarte App. Ein durchgängiger Prozess. 100% automatisiert.
Mit DiFlow wird der gesamte Versandprozess digitalisiert - vom Scannen im Lager bis zur automatisierten Kundeninformation.
Mobile Erfassung per App (Scan von Lieferschein & Zählern)
Automatische Zuordnung von Seriennummern, Schlüsseln und Konfigurationsdaten
Ausbuchung aus dem Bestand & Aktualisierung der Mengen
Automatische Erstellung und Versand von PDF & Datendatei
Nahtlose Ergänzung des bestehenden ERP-Systems
FALLSTUDIE
Vom Papierstapel
zum Klick.
Wie die GeRo Bürstenfabrik den täglichen Belegversand automatisierte und den Geschäftsführer von mehreren Stunden Verwaltungsarbeit pro Tag befreite.
Mehrere Stunden
täglich weniger Verwaltungsaufwand
0
Papierarchiv – Belege sind sofort digital verfügbar
< 300 €/Monat
statt einer zusätzlichen Arbeitskraft
DAS ERGEBNIS
Von der Notlösung zur festen Struktur. Ohne neue Stelle.
Durch die Automatisierung des gesamten Versandprozesses spart sich das Team jeden Monat wertvolle Zeit - und reduziert Fehlerquellen auf ein Minimum.
< 300 €
monatliche Kosten der Lösung – deutlich günstiger als eine zusätzliche Arbeitskraft
Deutlich geringerer Zeitaufwand im Tagesgeschäft
Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Belege
Deutlich geringere Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern
DAS PROBLEM
Jeder Beleg ein Umweg. Jeden Tag aufs Neue.
Das ERP-System konnte Belege nicht direkt per E-Mail versenden. Jede Rechnung, Auftragsbestätigung oder Gutschrift musste einen aufwendigen manuellen Weg gehen – ohne jeden Mehrwert.
Beleg im ERP drucken und einscannen
E-Mail manuell erstellen und PDF anhängen
Richtigen Ansprechpartner heraussuchen
Papierbeleg anschließend archivieren
Bei Personalausfall: Aufgabe landet beim Geschäftsführer
DIE LÖSUNG
Ein Archiv. Ein Klick. Automatischer Versand.
Mit DocuWare wurde der komplette Dokumentenprozess neu aufgebaut – Belege wandern direkt aus dem ERP ins digitale Archiv, individuelle Ansprechpartner und E-Mail-Vorlagen sind je Kunde und Belegart hinterlegt.
Belege automatisch aus dem ERP ins DocuWare-Archiv
Individuelle Ansprechpartner & E-Mail-Vorlagen je Kunde/Belegart
Tägliche Übersicht aller versandbereiten Belege
Ein Klick genügt – Versand läuft vollautomatisch
Kein Drucken, Scannen oder Papierarchiv mehr nötig
FALLSTUDIE
Verträge, die Geld kosten – ohne dass es jemand bemerkt.
Wie PSI aus Mössingen vergessene Vertragsfristen digital überwacht und damit unnötige automatische Verlängerungen stoppt.
0
verpasste Kündigungsfristen mehr
Sekunden
statt Aktenordner-Suche für jeden Vertrag
Automatisch
überwacht, erinnert und dokumentiert
DAS ERGEBNIS
Aus dem Papierordner wird aktive Unternehmenssteuerung.
Statt Verträge nur abzulegen, werden sie heute aktiv überwacht. Das Unternehmen spart Zeit, reduziert laufende Kosten und minimiert das Risiko verpasster Fristen – nahezu ohne manuellen Aufwand.
Zentral & revisionssicher
alle Verträge an einem Ort, jederzeit in Sekunden verfügbar
Keine unbemerkten automatischen Vertragsverlängerungen mehr
Klare Verantwortlichkeiten je Vertrag
Regelmäßige Prüfung von Konditionen möglich
DAS PROBLEM
Unterschrieben, abgelegt, vergessen.
Verträge landeten nach der Unterschrift in Papierordnern und gerieten im Tagesgeschäft oft über Jahre in Vergessenheit – die Rechnungsprüfung lief zwar, aber niemand hinterfragte mehr, ob der Vertrag noch nötig oder die Konditionen noch gut waren.
Kündigungsfristen liefen unbemerkt ab
Verträge verlängerten sich automatisch, oft für Jahre
Keine Prüfung auf günstigere Alternativen
Aufwendige Suche in Aktenordnern
DIE LÖSUNG
Automatische Fristenüberwachung statt Aktenordner.
Mit DocuWare wird der gesamte Vertragsprozess digitalisiert – Laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragsart und Verantwortlicher werden strukturiert erfasst und laufend überwacht.
Zentrale, revisionssichere Archivierung aller Verträge
Automatische E-Mail-Erinnerung vor Ablauf der Kündigungsfrist
Kündigung kann automatisiert erstellt werden
System überwacht auch den Eingang der Kündigungsbestätigung
Erinnert zuverlässig, falls diese ausbleibt
FALLSTUDIE
Vom Außendienst-Flickenteppich zur digitalen Vertriebsplattform.
Wie PSI Products GmbH CRM, ERP und Dokumentenmanagement zu einer einzigen Live-Anwendung für den Außendienst zusammenführte.
1
Anwendung statt mehrerer getrennter Systeme
Live-Daten
direkt aus Sage ERP, ohne Schnittstellen-Ausfälle
Automatisierter
Workflow für jeden Besuchsbericht
DAS ERGEBNIS
Aus getrennten Systemen wird eine integrierte Vertriebsplattform.
Der Außendienst verfügt jederzeit über aktuelle Informationen, arbeitet effizienter und kann Kunden besser beraten. Der Innendienst profitiert von automatisierten Abläufen und transparenten Prozessen.
1 System
statt CRM, ERP und Dokumentenablage getrennt zu bedienen
Kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler
Bessere Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst
Individuell erweiterbar für künftige Anforderungen
DAS PROBLEM
Zwischen Systemen wechseln, statt beim Kunden zu sein.
Der Außendienst arbeitete mit einem separaten CRM, während die kaufmännischen Daten in Sage ERP lagen – verbunden über eine fehleranfällige Drittanbieter-Schnittstelle.
Kundendaten waren nicht immer aktuell
Technische Ausfälle der Schnittstelle im Arbeitsalltag
Informationen verteilt in mehreren Systemen
Besuchsberichte mussten manuell weitergeleitet werden
Kein durchgängiger Prozess zwischen Außen- und Innendienst
DIE LÖSUNG
Live-Daten statt Synchronisation. Ein Workflow statt Zettelwirtschaft.
Auf Basis von engomo, Sage ERP und DocuWare arbeitet der Außendienst heute direkt mit Live-Daten – ohne doppelte Datenhaltung. Jeder Besuchsbericht stößt automatisch den passenden Folgeprozess an.
Direkter Live-Zugriff auf Sage ERP, keine Schnittstellenprobleme
Kunden, Umsätze, Belege & Dokumente in einer Anwendung
Besuchsbericht wird automatisch archiviert und an den Innendienst weitergeleitet
Automatische Rückmeldung, sobald der Bericht bearbeitet ist
Individuell erweiterbar (z. B. geplante grafische Tourenplanung)
DiFlow BelegkostenrechnerWas kostet Ihre Belegverarbeitung wirklich?
Zwei Angaben genügen – sehen Sie sofort, was manuelle Bearbeitung kostet und was Sie mit DiFlow einsparen.
So wird gerechnet
Grundkosten (alles korrekt)120 Belege × 3 Pers. × 4 €1.260 €
Korrekturschleifen bei Fehlern+ 60% Aufschlag+ 756 €
Mit Korrekturschleifen (Realität)2.016 €
Mit DiFlow automatisiert20% vom Ursprungsbetrag403 €
Mit Korrekturschleifen (Realität)2.016 €
Mit DiFlow automatisiert403 €
Ihre Ersparnis / Monat1.613 €
Jetzt Kontakt aufnehmenDas sind pro Jahr19.354 €
Beispielrechnung. Ihre tatsächlichen Werte hängen von Ihren Prozessen ab.
Häufige Fragen
Die meisten Einwände entstehen aus Unsicherheit – nicht aus Fakten. Hier die ehrlichen Antworten.
„Das ist zu teuer."
„Wir haben keine Zeit für eine Umstellung."
„Das ist zu komplex für uns."
„Wir haben das schon mal versucht – es hat nicht funktioniert."
DiFlow ist die Digitalisierungsberatung für Mittelständler, die verstehen möchten, welche Prozesse sich wirklich lohnen – und warum.
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